L'inventaire étant classé sous le qualificatif
"permanent", nous souhaitons que le maximum d'informations à
jour y figurent.
Votre aide dans ces mises à jour nous est précieuse,
voire indispensable.
Vous pouvez nous faire parvenir vos informations par tout moyen
à votre convenance
(courrier,
E-Mail et dans certains cas communication
orales).
Nous avons une façon un peu stricte de répertorier les
renseignements.
Pour nous chacun est responsable des renseignements fournis. Ce n'est
pas à nous d'en faire le tri (ça c'est bon, mais
ça a l'air douteux, etc.).
Nous ne voulons pas non plus passer notre temps à
synthétiser le travail des autres.
Ce choix entraîne la nécessité de retrouver la
source originale d'une information et, pour cela, certains
éléments sont indispensables pour pouvoir
intégrer de nouvelles données dans l'inventaire :
C'est la ou les personnes qui ont écrit le texte et/ou
ont réalisé un dessin ou une photo (dans le cadre
d'un travail collectif, spécifiez tous les auteurs).
Nota :
Pour un article publié, la référence d'auteur
doit être celle spécifiée par l'article
(personne physique ou morale). Pour un article non publié,
seules les personnes physiques sont acceptés en tant
qu'auteur.
Il faut distinguer différents cas de figure :
Pour un livre :
Pour les éléments non publiés :
Cet élément, très
important, est indispensable si vous êtes l'auteur.
Le statut concerne la référence bibliographique
entière (publiée ou pas). Il peut être
différent pour une partie des données
(précisez le statut pour chaque partie).
Nous distingons deux statuts :
- interne : les données sont intégrées dans la banque de connaissance, mais n'apparaissent pas dans l'inventaire Internet.
Dans le statut interne il y a deux sous-statuts donnant la raison du classement :
N'oubliez pas que seulement le ou les
auteurs peuvent définir le statut d'une
information.
Dans le cas d'une information publiée, nous devons disposer
d'une autorisation écrite de reproduction du ou des
auteurs pour pouvoir reproduire les données dans
l'inventaire internet.
Vous pouvez obtenir un modèle de convention par simple
demande auprès du
CDS ou enregistrer le
modèle fourni.
Dans le cas d'une information non publiée, la mention
"interne" ou "public" suffit.
- Faites une photocopie de l'article, notez bien les
références de l'article (regardez dans une fiche de
l'inventaire pour savoir quels renseignements sont
demandés).
Envoyez nous la photocopie
(CDS).
Vous devez savoir que la reprise de l'article se fera par
traitement informatique (reconnaissance optique de
caractères) et que plus la photocopie est de
qualité, moins de temps nous passons pour
l'intégrer.
- Si vous en avez la possibilité envoyez-nous le texte
saisi intégralement dans un fichier ASCII (format texte
seul) et les images, par E-Mail ou
disquette.
Ces observations peuvent être de tout nature :
Faites des croquis si cela parait utile (c'est souvent le
cas).
Notez vos coordonnées (quand nous compléterons les
fiches, nous aurons peut-être des précisions à
vous demander).
- Envoyez-nous ces documents par courrier
(CDS) ou envoyez-nous le
texte dans un fichier ASCII (format texte seul) et les images, par
E-Mail ou par disquette.
Périodiquement, nous compléterons les
différentes fiches et dessins de vos informations, qui
viendront ensuite remplacer les fiches existantes.
Nous nous efforçons de tenir les délais de mise
à jour aussi court que possible (soyez indulgent).